Lokalavdelningar skall utgöra grunden för förbundet. Varje medlem hör till en lokalavdelning och dessa har en självständig ekonomi och verksamhet. Lokalavdelningen leds av en lokalavdelningsordförande och en styrelse. Lokalavdelningarnas uppgift är främst att sköta kontakten till kretsen och leda verksamheten på ett lokalt plan. Den håller också kontakten till de lokala politikerna.

Vill du starta en lokalavdelning eller vill du ge ny glöd åt en redan befintlig? Tveka inte att ta kontakt med politiska sekreteraren i din krets så hjälper han eller hon dig!

SU består av följande lokalavdelningar:

Hur fungerar en lokalavdelning?

Inom varje krets finns flera fungerande lokalavdelningar, som utgör grunden för förbundet. Varje medlem hör till en lokalavdelning och dessa har en självständig ekonomi och verksamhet.

SU har en mängd lokalavdelningar runt omkring i Svenskfinland. Lokalavdelningarna är den naturliga länken mellan medlemmarna ute på fältet och förbundet. Det är lokalavdelningarna som snappar upp den lokala politiken och behoven som finns runt omkring i landet och som sedan förmedlar den vidare i förbundet.

Lokalavdelningarnas främsta uppgifter är att ordna verksamhet på ett lokalt plan, delta i den lokala politiken och hålla kontakt med kommunens politiker. Lokalavdelningarna har även en tät dialog med kretsen.

Det är via lokalavdelningarna många medlemmar kommer med. Lokalavdelningarna är en väldigt bra inkörsport till förbundet.

Praktisk information

Alla lokalavdelningar har en lokalavdelningsstyrelse som leds av en ordförande. Styrelsen träffas cirka en gång i månaden och sköter lokalavdelningens löpande ärenden och planerar verksamheten. Den vanliga lokalavdelningsmedlemmen får oftast delta på styrelsemötena och har då yttrande- men inte rösträtt.

Lokalavdelningsstyrelsen deltar aktivt i den lokalpolitiska diskussionen och ordnar evenemang för lokalavdelningsmedlemmarna. Det är via lokalavdelningsstyrelsen som informationen går vidare till kretsen och förbundet och vise versa. Lokalavdelningsstyrelsen väljs på föreningens höst- eller årsmöte.

Stadgar

En stadga innehåller regler och ramar för hur föreningens administration och verksamhet skall skötas. Det kan vara bra att alltid ha med stadgarna på styrelsemöten och läsa igenom dem en extra gång inför höst- och vårmöten.

Under höst- och vårmötena kan man göra förändringar i sina stadgar. Då måste man komma ihåg att skriva ut i möteskallelsen att man kommer att förändra stadgarna. Alla förändringar som görs i föreningens stadgar måste lämnas in till patent- och registerstyrelsen för att godkännas.

Vem gör vad?

Ordförande

En lokalavdelningsordförande måste enligt Finlands lag ha fyllt 18 år. Detta på grund av att personer under 18 år inte får ha namntäckningsrätt, vilket en ordförande så gott som alltid har. I specialfall kan det räcka med att antingen ordföranden eller vice ordföranden är myndig.

Det är ordföranden som
• Sammankallar till möten
• Föredrar möten
• Är lokalavdelningens ansikte utåt
• Är lokalavdelningens kontakt till kretsen och förbundet
• Deltar i kretsstyrelsens möten
• Gör upp föredragningslistor tillsammans med sekreteraren

Vice ordförande

Föreningens vice ordförande är ordförandes högra hand. Vice ordföranden styr föreningen då ordföranden har förhinder och hjälper till med att leda föreningen.

Det är vice ordföranden som
• Leder föreningen då ordföranden är förhindrad
• Hjälper ordföranden

Sekreteraren

Sekreteraren är oftast lokalavdelningens alltiallo. Sekreteraren har ett tätt samarbete med ordföranden.

Det är sekreteraren som
• Skriver föredragningslistor med ordförande
• Skriver protokoll
• Gör upp verksamhetsplan tillsammans med styrelsen
• Gör upp verksamhetsberättelse tillsammans med styrelsen
• Tar emot och skickar ut lokalavdelningens post
• Ser till att det finns ett utrymme att ha mötet i

Kassör

Fast kassören sköter om lokalavdelningens ekonomi är det alltid styrelsens som har det juridiska ansvaret för ekonomin.

Det är kassören som
• Gör upp budget
• Gör upp bokslutet
• Sköter om lokalavdelningens ekonomi
• Betalar räkningar
• Kontaktar revisorerna
• Ser till att budgeten följs
• Är ajour med det ekonomiska dagsläget

Övriga styrelsemedlemmar

De övriga styrelsemedlemmarna kan också ha olika uppgifter eller ansvarsområden, så som PR, kampanjer, lokalavdelningstidningens redaktör etc. Man kan även dela upp de politiska områdena så att varje styrelsemedlem är ansvariga för ett specifikt politiskt område, t.ex. skolpolitik, miljöpolitik och språkpolitik.

PR-ansvarig
• Ansvarar för allt tryckmaterial
• Kommer med idéer för olika medlemsvärvningsjippon

Kampanjansvarig
• Planerar och håller i trådarna under en valkampanj
• Är ordförande för vallednings-/ kampanjgruppen

Mötesteknik

För att ett möte skall vara stadgeenligt sammankallat måste en möteskallelse ha skickats ut i god tid innan mötets början. Hur långt på förhand kallelsen skall skickas ut står i föreningens stadga. Dessutom skall mötets föredragningslista samt det föregående mötets protokoll följa med.

Nedan följer ett exempel på hur en föredragningslista kan se ut, samt med en förklarning på vad varje punkt innebär.

Föredragningslista

SU i Exempelstad den 23.10 kl. 18.30 på Café Myspys

1. Mötets öppnande
Ordförande öppnar mötet genom att säga klockslaget för öppnandet av mötet.

2. Konstaterande av mötets laglighet och beslutförhet
Man kan konstatera att mötet är lagligt sammankallat om möteskallelsen skickats ut i tid och att mötet är beslutfört ifall tillräckligt många styrelsemedlemmar finns på plats.

3. Godkännande av föredragningslistan
Man godkänner föredragningslistan ifall alla de rätta punkterna finns med.

4. Godkännande av det förra mötets protokoll
Förra mötets protokoll gås igenom och godkänns

5. Anmälningsärenden
Saker som hänt sedan förra mötet tas upp och noteras

6. Politik
Aktuella politiska frågor tas upp. Det kan vara bra att ha en inledare som berättar om en specifik fråga eller att någon från styrelsen förberett en diskussion om en specifik fråga. Att skriva ett pressmeddelande eller insändare utgående från diskussionen kan vara ett enkelt sett att få synlighet och lättare än annars då man fördjupat sig i ämnet mera.

7. Ekonomi
Kassören redogör för det ekonomiska dagsläget och tar upp andra frågor som berör ekonomin.

8. Verksamhet
Man planerar kommande evenemang, jippon och utspel.

9. SU i Kretsland
Lokalavdelningsordföranden redogör för kretsstyrelsens förra möte och annat aktuellt som är på gång inom kretsen.

10. Övriga ärenden
Övriga saker som inte tagits upp under mötet och som någon av mötesdeltagarna skulle vilja diskutera tas upp.

11. Mötets avslutande
Man bestämmer en tid för nästa möte. Ordförande avslutar mötet genom att säga att mötet är avslutat och klockslaget.

Konstituerande möte

Ett konstituerande möte hålls då man startar en ny lokalavdelning eller om en lokalavdelning legat nere en tid och man skall återuppliva. Under det konstituerande mötet godkänner man föreningens stadgar, verksamhetsplan och budget. Dessutom väljer man en ordförande och styrelse samt revisorer och revisorssuppleanter.

Höstmöte

Höstmötet är det så kallade valmötet och skall oftast hållas innan utgången av november, men detta kan variera beroende på hur det specificeras i stadgorna.

Före höstmötet skall sekreteraren tillsammans med styrelsen ha gjort upp en verksamhetsplan som skall godkännas under ett styrelsemöte innan höstmötet. För att underlätta arbetet kan man ordna en brainstorming i mitten av hösten och planera det kommande året. Under planeringsmötet kan man dela upp olika punkter som var och en av styrelsemedlemmarna skall skriva. Då allt är skrivet sammanställer sekreteraren texterna till en fullständig verksamhetsplan.

Kassören skall tillsammans med styrelsen ha gjort upp en budget, som även den skall vara godkänd av styrelsen innan den slutligen godkänns av höstmötet. Dessutom skall kassören ha vidtalat två revisorer samt två revisorssuppleanter som är villiga att fungera som revisorer för det kommande året.

Under höstmötet brukar en utomstående person fungera som ordförande för mötet. Det hör till styrelseordförandes uppgift att vidtala någon lämplig person. Ofta brukar gamla styrelseaktiva fungera som ordförande på dessa möten.

Under mötet väljs en ordförande för styrelsen samt en styrelse. I föreningens stadgar står det hur många ordinarie styrelsemedlemmar samt hur många suppleanter som krävs. För att mötet skall gå så smidigt som möjligt skall man redan i god tid innan mötet ha kollat upp vem som är intresserad av att sitta med i styrelsen för det kommande året.

Vårmöte

Vårmötet är det så kallade redovisningsmötet. Vårmötet skall oftast hållas innan utgången av april.

Under vårmötet skall verksamhetsberättelsen godkännas. Sekreteraren har huvudansvaret för att verksamhetsberättelsen blir gjord, men enklast kommer man undan om var och en av styrelsemedlemmarna skriver en del av den. Verksamhetsberättelsen skall vara godkänd på ett styrelsemöte innan den sedan godkänns av vårmötet.

Inför vårmötet skall kassören ha gjort upp ett bokslut. Bokslutet skall i god tid föras till revisorerna som går igenom det och godkänner det inför vårmötet. På vårmötet godkänner man sedan bokslutet och läser upp revisionsberättelsen som revisorerna skrivit. Även bokslutet skall vara godkänt av styrelsen före vårmötet.
På vårmötet beviljar man ansvarsfrihet till det föregående verksamhetsårs styrelse. Då man ska bevilja ansvarsfrihet granskar man styrelsens arbete och under vårmötet brukar en utomstående person fungera som ordförande för mötet. Det hör till styrelseordförandes uppgift att vidtala någon lämplig person. Ofta brukar gamla styrelseaktiva fungera som ordförande på dessa möten.

Extra föreningsmöte

Om det finns behov kan lokalavdelningen kalla till ett extra föreningsmöte under året. Extra föreningsmöten kan man till exempel kalla till om man måste välja en ny ordförande eller styrelsemedlem under året. I lokalavdelningens stadgar står det mer om hur långt på förhand man måste kalla till föreningsmötet. I övrigt följer ett extra föreningsmöte ganska långt samma koncept som ett höst- eller vårmöte.

Då man väljer nya namntecknare för en förening skall det alltid anmälas till patent- och registerstyrelsen. Det samma gäller om man gör förändringar i stadgan.

Håll ordning på dokumenten

Att hålla ordning och reda på föreningens papper är A och O. Man skall alltid kunna hitta ett visst mötes protokoll utan problem. Då styrelsen bytts ut skall även den nya styrelsen lätt hitta alla gamla protokoll. Det är också viktigt att vara noga med att namntecknarna alltid skriver under protokollen genast efter att de är godkända. Om ett protokoll inte är underskrivet är det inte i kraft. Med andra ord så är besluten som fattats under mötet inte godkända.

Ekonomi

Eftersom SU:s lokalavdelningar är ideella föreningar måste man söka stöd för att få ekonomin att gå ihop.

Stöd kan man till exempel ansöka från
• SFP:s lokalavdelning i kommunen eller kommunorganisation
• förbundet
• olika stiftelser
• staden eller kommunen

Olika stiftelser, fonder och andra ställen varifrån man kan ansöka om pengar hittar man bland annat på
• fyrk.luckan.fi
• sparbanksstiftelsen.fi
• kulturfonden.fi

Då man söker om pengar skall man lämna in en välskriven ansökan som innehåller föreningens namn, en kontaktperson, dennes kontaktuppgifter, en beskrivning på varför man söker pengar och till vad de kommer att användas och kontonummer. Ibland kan det även krävas att man lämnar in en kopia på stadgarna, budgeten samt verksamhetsplanen.

Obs! Kom ihåg att alltid skriva under ansökan för hand och lämna in den i god tid!

Då man fått pengar för en ansökan skall man oftast skilt redovisa för hur man använt dessa pengar. Med andra ord skall man se till att man ordnar det utlovade programmet samt att man redovisar för pengarna i tid, annars kan man vara tvungen att betala tillbaka hela summan.

Kassören

Kassören sköter om de löpande ekonomiska ärendena. Det kan löna sig att göra upp en redovisningsblankett som alla som skall få tillbaka pengar från lokalavdelningen skall fylla i noggrant. På blanketten fyller man i sina bank- och kontaktuppgifter, samt hur mycket pengar man lagt ut vid vilket datum och varför. Dessutom stansar man fast kvittot på köpet på baksidan av blanketten. Om inte denna blankett är ordentligt ifylld betalar inte ekonomen ut pengarna.

Budget

Budgeten görs upp tillsammans med verksamhetsplanen inför höstmötet. I budgeten planerar man hur man skall använda pengarna för det kommande året.
Under verksamhetsåret, då man fått veta noggrannare hur mycket understöd etc. föreningen fått, kan man göra upp en kontoplan som mer i detalj visar hur mycket man har att röra sig med på vilket område. Budgeten godkänns under höstmötet.

Bokslut

I bokslutet redovisar man för hur pengarna använts under det gångna året. Bokslutet görs upp efter årsskiftet då alla kvitton från det föregående året kommit in och lämnas sedan över till revisorerna som granskar det. Revisorerna har som uppgift att granska föreningens verksamhets, samt ekonomi. Bokslutet godkänns under vårmötet tillsammans med revisionsberättelsen.

Kontoplan

En kontoplan är en noggrannare beskrivning på en förenings tillgångar. En kontoplan görs under året, då man vet närmare hur mycket understöd föreningen fått och vad för utgifter föreningen kommer att ha. Kontoplanen görs upp för att stöda budgeten.

Ordinarie och suppleanter

En styrelse består av ordinariestyrelsemedlemmar och suppleanter. Att vara ordinarie styrelsemedlem innebär att man är kallad till alla styrelsemöten och alltid har yttrande- och rösträtt. Suppleanterna är oftast bara kallade till mötena då en ordinarie styrelsemedlem inte kan närvara. Då en ordinarie styrelsemedlem inte är på plats har även suppleanten yttrande- och rösträtt. Oftast brukar även suppleanterna få delta på styrelsemötena men om alla ordinarie styrelsemedlemmar är på plats har suppleanterna bara yttranderätt och inte rösträtt.

Då nya personer kommer med i en styrelse brukar de oftast bli invalda på en suppleantplats. Då man är suppleant behöver man inte engagera sig lika mycket som en ordinarie och behöver alltså inte ta på sig lika mycket ansvar.

Suppleantplatserna kan vara personliga eller allmänna. Om man är en personlig suppleant ersätter man en viss person och har rösträtt bara då den är borta. Är man en allmän suppleant kan man ersätta vem som helst av de ordinarie styrelsemedlemmarna. Man har alltså rösträtt genast då en av ordinarierna är borta.

Verksamhetsplan och -berättelse

Verksamhetsplanen beskriver de planer föreningen har för det kommande året. Om man inte följer verksamhetsplanen kan det hända att de finansiella stödet man fått dras in eller att man får mindre stöd det kommande året. Man skall alltså göra allt som står i verksamhetsplanen. Verksamhetsplanen skall passa ihop med budgeten och godkännas på höstmötet.

Verksamhetsberättelsen redogör för verksamheten för det gångna året. I verksamhetsberättelsen skrivs det ner vilken verksamhet föreningen sysslat med under året. Verksamhetsberättelsen godkänns under vårmötet och hör ihop med bokslutet.